Huishoudelijk reglement

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 1

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.

Artikel 2

a.        Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen vóór 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar.

b.        Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.

c.        Ingevolge artikel 8, lid 3 van de statuten kan een lid in geval van ziekte/blessures verzoeken om aangemerkt te worden als “slapend lid”. Hiervoor geldt een speciaal tarief. Voorwaarden voor toekenning zijn:

  • Start uitval tussen januari en april
  • Pas moet worden ingeleverd
  • Uitval duurt minimaal 6 maanden
  • Contributie wordt verrekend in het volgende boekjaar

d.        Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

e.        Alle actieve senior leden dienen een bijdrage te leveren binnen de  vereniging in de vorm van bardienst, of alternatieve werkzaamheden.  

Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en kascommissie-vergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.  

 

Vergaderingen

Artikel 4

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.  

Artikel 7

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 8

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.  

 

Commissies

Artikel 9

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 10

De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.     Besluitvorming  

Artikel 11

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 12

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.  

Artikel 13

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

 

Bestuur

Artikel 14

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.   leder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 15

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.  

Artikel 16

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 17

Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c der Statuten, wordt gesteld op 25.000 euro.    

 

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 18

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a.        namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;

b.        presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c.        de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder !id, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. Aanmeldingsformulier

Artikel 19

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.   

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven. De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.    

 

Privacy bepalingen.  

Artikel 20

Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Personen (bijv. Bestuursleden, commissieleden e.d.) die vanwege hun functie toegang hebben in het ledenbestand, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij zullen het ledenbestand nooit verkopen of ter inzage aanbieden aan derde partijen, tenzij daartoe wettelijk verplicht. De geheimhouding van uw gegevens en uw privacy zijn daarvoor gewaarborgd onder privacyverklaring van OTC’ 34. Voor volledige versie van onze privacyverklaring verwijzen wij u naar onze website, Privacyverklaring OTC '34.

a.        Nieuwsbrieven over alle verenigingsactiviteiten zullen geen commerciële berichten van andere partijen bevatten, echter een beperkt aantal keren per jaar kunnen wij u informeren over acties bij onze sponsoren, u kunt zich apart uitschrijven van dergelijke commerciële berichten.

b.        Na opzegging van het lidmaatschap bewaren wij uw gegevens teneinde de mogelijkheid te hebben om bijv. reünie te organiseren, tenzij u zich hiervoor specifiek afmeldt.

c.        Door uw lidmaatschap geeft u ook toestemming om sfeerfoto's van evenementen op onze social media te plaatsen (Facebook, web-site, club-app). U kan altijd een specifieke foto of video laten verwijderen.  

Artikel 21

Onze vereniging is aangesloten bij de KNLTB als gevolg waarvan u ook bent aangemeld als lid van de KNLTB. De geheimhouding en bescherming van uw persoonsgegevens voor u als lid van de KNLTB vallen dan ook onder de Privacy Verklaring van de KNLTB. U vindt deze hier.

a.        In de club-app kan ieder lid van de vereniging collega leden zoeken. Iedereen kan zelf instellen of zijn/haar telefoonnummer en/of e-mail zichtbaar is voor collega leden.  

 

Slotbepalingen

Artikel 22

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.  

Artikel 23

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 30 januari 2019.    

 

 

Het bestuur van OTC,    

Mario Stolker, voorzitter.                         Ingrid van den Broek, secretaris.